Come funziona la Posta Elettronica Certificata (PEC)

Il funzionamento del servizio, tra utenti di posta certificata, prevede le seguenti fasi: Invio, Ricezione, Invio della Ricevuta di avvenuta consegna.

Invio
Il messaggio originale è il messaggio inviato da un utente di Posta Elettronica Certificata prima del suo arrivo al punto di accesso e consegnato al titolare destinatario per mezzo di una busta di trasporto che lo contiene.
Il mittente invia un messaggio attraverso il servizio di Posta Elettronica Certificata. Il server di posta certificata del mittente (PUNTO DI ACCESSO) esegue una serie di controlli formali sul messaggio pervenuto, poi:

• Invia al mittente una ricevuta di accettazione, con la quale conferma al mittente stesso che il suo messaggio è stato accettato dal sistema, ad una data e ora specifiche. La ricevuta di accettazione è un messaggio di posta elettronica firmato dal gestore del mittente nel quale sono riportati data ed ora di accettazione, l’oggetto ed i dati del mittente e del destinatario.
• Imbusta il messaggio originale in un messaggio di trasporto (BUSTA DI TRASPORTO) di tipo “S/MIME”. Il messaggio di trasporto firmato dal gestore di Posta Elettronica Certificata del mittente, è un messaggio che contiene, come allegato:
  • Il messaggio originale inviato da un Utente di Posta Elettronica Certificata, prima del suo arrivo al punto di accesso e consegnato al titolare destinatario per mezzo di una busta di trasporto che lo contiene
  • Tutti i dati che ne certificano il trasporto. Il messaggio di trasporto viene quindi inviato al dominio destinatario attraverso il PUNTO DI RICEZIONE del dominio destinatario. Questo accade sia nel caso che il destinatario ed il mittente appartengano ad uno stesso dominio di Posta Elettronica Certificata, sia che appartengano a domini di Posta Elettronica Certificata differenti.

Ricezione
Il messaggio è ricevuto dal punto di ricezione che effettua i controlli sulla provenienza e la correttezza del messaggio. In particolare viene verificata l’esistenza e la validità della firma del gestore che ha consegnato il messaggio del mittente. Se le verifiche sono positive il punto di ricezione emette una ricevuta di presa in carico verso il gestore mittente e provvede ad inoltrare il messaggio ricevuto verso il PUNTO DI CONSEGNA.

Invio della Ricevuta di avvenuta consegna
Quando il messaggio di trasporto è stato consegnato al PUNTO DI CONSEGNA, questo emette ed invia al mittente una Ricevuta di Avvenuta Consegna, che conferma al mittente che il suo messaggio è stato effettivamente consegnato al destinatario specificato, certificando la data e l’ora dell’evento.
L’emissione della ricevuta di avvenuta consegna avviene contestualmente alla disponibilità del messaggio nella casella di posta elettronica del destinatario, indipendentemente dalla lettura da parte del destinatario stesso.
La Certificazione consiste nella conferma al mittente da parte del gestore di posta dell’avvenuto invio del messaggio (e degli eventuali documenti allegati) tramite la Ricevuta di Accettazione, che costituisce la prova legale della spedizione effettuata.
Nello stesso modo, quando il messaggio arriva al destinatario, il gestore invia al mittente la Ricevuta di avvenuta Consegna, indicando esattamente sia la data che l’ora.

IMPORTANTE: nel caso in cui il mittente perda le ricevute, può risalire alle indicazioni sulle operazioni svolte. Tutte le “tracce” vengono infatti conservate per legge per un periodo di 30 mesi e possono essere riprodotte, assumendo lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse.

Cosa sono i Dati di Certificazione?
I dati, quali ad esempio data e ora di invio, mittente, destinatario, oggetto identificativo del messaggio, che descrivono l’invio del messaggio originale e sono certificati dal gestore di Posta Elettronica Certificata del mittente; tali dati sono inseriti nelle varie ricevute e sono trasferiti al titolare destinatario insieme al messaggio originale per mezzo di una busta di trasporto.